تستند الأهمية الكبيرة للزيارة االميدانية إلى طبيعتها، ودورها في توفير المعلومات المطلوبة في إتخاذ القرار، فهي عملية دقيقة تعتمد على الأدلة و الشواهد في تأسيس أحكام عن جودة المؤسسة التعليمية، و هناك العديد من
الإجراءات المطلوب القيام بها فى وقت الزيارة الميدانية المحدود والمخصص للإضطلاع بمهام المراجعة الخارجية، ومن هنا تأتي ضرورة الإعداد لهذه الزيارة،
الجزء الأول: التقييم الذاتى وإجراءات الاعتماد
وتتأكد أهميتها في توفير مدخلات نجاحها، ومن ثم نجاح عملية المراجعة الخارجية.
ويبدأ عمل فريق المراجعة الخارجية بتسلم مجموعة من الوثائق والأدوات والنماذج من الهيئة يرتبط استخدامها بعمل الفريق قبل الزيارة وأثناءها وبعدها وتتمثل تلك الوثائق والأدوات والنماذج فيما يلي:
- ملف الاعتماد الخاص بالمؤسسة موضع الزيارة.
- الأدوات والنماذج الخاصة بجمع الأدلة والشواهد وتوثيقها أثناء الزيارة الميدانية للمؤسسة التعليمية.
- نموذج التقرير الخارجي والذي يتم استيفائه في صورته النهائية بعد الزيارة الميدانية للمؤسسة.
ويقوم فريق المراجعة فى مرحلة الإعداد للزيارة الميدانية بمجموعة من المهام من المهام الأساسية هى:
١- فحص ملف الاعتماد الخاص بالمؤسسة:
يبدأ عمل فريق المراجعة بتسلمه ملف المؤسسة للتقدم للاعتماد، ويحتوى هذا الملف على:
- البيانات الأساسية للمؤسسة.
- رؤية المؤسسة ورسالتها.
- استمارة التقييم الذاتي.
- تقرير التقييم الذاتي.
- خطة تحسين المؤسسة.
- نظم التقويم وضبط الجودة داخل المؤسسة.
ويقوم فريق المراجعة بفحص ملف المؤسسة التعليمية المتقدمة للاعتماد بدقة فى ضوء معايير ضمان الجودة والاعتماد لتكوين فكرة شاملة وواضحة عن واقع المؤسسة، وتسهم نتائج هذا الفحص فى وضع خطة الزيارة الميدانية للمؤسسة وتوجيه فاعليتها وتحديد الجوانب التى ستكون موضع بحث ودراسة متعمقة أثناء الزيارة.
وبالجملة فإن عملية مراجعة ملف الاعتماد الخاص بالمؤسسة تسهم في اتخاذ قرارات مبدئية عن وضعها وهى خطوة مهمة في حد ذاتها، و هى كذلك خطوة تمهيدية لما يليها من عمليات توزيع الأدوار والمهام؛ و إعداد جدول الزيارة.
٢- إعداد خطة الزيارة الميدانية :
يجتمع أعضاء الفريق لوضع خطة عمل الفريق أثناء الزيارة الميدانية، و يتم في هذا الاجتماع توزيع مهام العمل ووضع جدول مقترح للزيارة، ويتفق رئيس الفريق مع بقية أعضاء الفريق على توزيع مهام العمل ومسئولياته فيما بينهم تيسيرا لانجازه فى إطار المحاسبية و يتحدد هذا التوزيع فى ضوء:
- التحقق من كافة المعلومات الواردة فى ملف التقدم للاعتماد الخاص بالمؤسسة.
- الاستفادة من الخبرات المختلفة لأعضاء الفريق بحيث يعهد إلى كل عضو القيام بالمهام الأقرب إلى تخصصه وخبراته .
ويتفق أعضاء الفريق على جدول مرن للزيارة الميدانية يأخذ فى الاعتبار ما تسفر عنه الزيارة التنسيقية التي يقوم بها قائد الفريق إلى المؤسسة من نتائج وكذا الانجازات الفعلية المحققة للفريق أثناء الزيارة الميدانية. فى هذا الصدد يراعى:
- تخصيص وقت محدد لاجتماع الفريق في بداية اليوم الأول للزيارة الميدانية وذلك لمراجعة خطة العمل والاستجابة لأية مستجدات.
- اجتماع الفريق أثناء الزيارة الميدانية في بداية كل يوم من أيام الزيارة وفى نهايته لمتابعة تنفيذ خطة العمل.
اجتماع أعضاء الفريق فى اليوم الأخير من الزيارة الميدانية وذلك بعد الانتهاء من مهام جدول الأعمال وقبل انتهاء اليوم الدراسي بوقت يسمح بمناقشة الصورة الأولية للتقرير الخارجي.
لقاء رئيس الفريق يوميا مع مدير المؤسسة التعليمية وذلك لتذليل الصعوبات، وحل المشكلات التي قد تعترض عمل الفريق.
ويلاحظ أن هناك أكثر من " سيناريو" لإعداد جدول الزيارة منها على سبيل المثال أن يقترح كل عضو من أعضاء الفريق جدو ً لا خاصًا بالمهام الموكلة إليه ثم يتم تنسيق تلك الجداول فى جدول عام للزيارة، ونقدم فيما يلي مقترح لجدول
الزيارة الميدانية للمؤسسة التعليمية خلال أيام ثلاثة لها .
الجزء الأول: التقييم الذاتى وإجراءات الاعتماد
الإجراءات المطلوب القيام بها فى وقت الزيارة الميدانية المحدود والمخصص للإضطلاع بمهام المراجعة الخارجية، ومن هنا تأتي ضرورة الإعداد لهذه الزيارة،
الجزء الأول: التقييم الذاتى وإجراءات الاعتماد
وتتأكد أهميتها في توفير مدخلات نجاحها، ومن ثم نجاح عملية المراجعة الخارجية.
ويبدأ عمل فريق المراجعة الخارجية بتسلم مجموعة من الوثائق والأدوات والنماذج من الهيئة يرتبط استخدامها بعمل الفريق قبل الزيارة وأثناءها وبعدها وتتمثل تلك الوثائق والأدوات والنماذج فيما يلي:
- ملف الاعتماد الخاص بالمؤسسة موضع الزيارة.
- الأدوات والنماذج الخاصة بجمع الأدلة والشواهد وتوثيقها أثناء الزيارة الميدانية للمؤسسة التعليمية.
- نموذج التقرير الخارجي والذي يتم استيفائه في صورته النهائية بعد الزيارة الميدانية للمؤسسة.
ويقوم فريق المراجعة فى مرحلة الإعداد للزيارة الميدانية بمجموعة من المهام من المهام الأساسية هى:
١- فحص ملف الاعتماد الخاص بالمؤسسة:
يبدأ عمل فريق المراجعة بتسلمه ملف المؤسسة للتقدم للاعتماد، ويحتوى هذا الملف على:
- البيانات الأساسية للمؤسسة.
- رؤية المؤسسة ورسالتها.
- استمارة التقييم الذاتي.
- تقرير التقييم الذاتي.
- خطة تحسين المؤسسة.
- نظم التقويم وضبط الجودة داخل المؤسسة.
ويقوم فريق المراجعة بفحص ملف المؤسسة التعليمية المتقدمة للاعتماد بدقة فى ضوء معايير ضمان الجودة والاعتماد لتكوين فكرة شاملة وواضحة عن واقع المؤسسة، وتسهم نتائج هذا الفحص فى وضع خطة الزيارة الميدانية للمؤسسة وتوجيه فاعليتها وتحديد الجوانب التى ستكون موضع بحث ودراسة متعمقة أثناء الزيارة.
وبالجملة فإن عملية مراجعة ملف الاعتماد الخاص بالمؤسسة تسهم في اتخاذ قرارات مبدئية عن وضعها وهى خطوة مهمة في حد ذاتها، و هى كذلك خطوة تمهيدية لما يليها من عمليات توزيع الأدوار والمهام؛ و إعداد جدول الزيارة.
٢- إعداد خطة الزيارة الميدانية :
يجتمع أعضاء الفريق لوضع خطة عمل الفريق أثناء الزيارة الميدانية، و يتم في هذا الاجتماع توزيع مهام العمل ووضع جدول مقترح للزيارة، ويتفق رئيس الفريق مع بقية أعضاء الفريق على توزيع مهام العمل ومسئولياته فيما بينهم تيسيرا لانجازه فى إطار المحاسبية و يتحدد هذا التوزيع فى ضوء:
- التحقق من كافة المعلومات الواردة فى ملف التقدم للاعتماد الخاص بالمؤسسة.
- الاستفادة من الخبرات المختلفة لأعضاء الفريق بحيث يعهد إلى كل عضو القيام بالمهام الأقرب إلى تخصصه وخبراته .
ويتفق أعضاء الفريق على جدول مرن للزيارة الميدانية يأخذ فى الاعتبار ما تسفر عنه الزيارة التنسيقية التي يقوم بها قائد الفريق إلى المؤسسة من نتائج وكذا الانجازات الفعلية المحققة للفريق أثناء الزيارة الميدانية. فى هذا الصدد يراعى:
- تخصيص وقت محدد لاجتماع الفريق في بداية اليوم الأول للزيارة الميدانية وذلك لمراجعة خطة العمل والاستجابة لأية مستجدات.
- اجتماع الفريق أثناء الزيارة الميدانية في بداية كل يوم من أيام الزيارة وفى نهايته لمتابعة تنفيذ خطة العمل.
اجتماع أعضاء الفريق فى اليوم الأخير من الزيارة الميدانية وذلك بعد الانتهاء من مهام جدول الأعمال وقبل انتهاء اليوم الدراسي بوقت يسمح بمناقشة الصورة الأولية للتقرير الخارجي.
لقاء رئيس الفريق يوميا مع مدير المؤسسة التعليمية وذلك لتذليل الصعوبات، وحل المشكلات التي قد تعترض عمل الفريق.
ويلاحظ أن هناك أكثر من " سيناريو" لإعداد جدول الزيارة منها على سبيل المثال أن يقترح كل عضو من أعضاء الفريق جدو ً لا خاصًا بالمهام الموكلة إليه ثم يتم تنسيق تلك الجداول فى جدول عام للزيارة، ونقدم فيما يلي مقترح لجدول
الزيارة الميدانية للمؤسسة التعليمية خلال أيام ثلاثة لها .
الجزء الأول: التقييم الذاتى وإجراءات الاعتماد
