يمكن النظر إلى الزيارة التنسيقية باعتبارها بطاقة تعارف أوليه بين المؤسسة التعليمية وفريق المراجعة الخارجية، ويقوم بهذه المهمة قائد الفريق إذ يتعين عليه الاتصال بمدير المؤسسة هاتفيا أو كتابة، وتحديد موعد لهذه الزيارة يسبق عملية المراجعة الخارجية الفعلية، ويفضل أن يتم هذا الاتصال قبل الزيارة التنسيقية
بيومين على الأقل– علما بان عملية المراجعة الخارجية تتم في غضون أسبوعين من هذه الزيارة.
وتهدف الزيارة التنسيقية للمؤسسة بشكل عام إلى:
- التأكيد على ترتيبات الزيارة الميدانية مثل إجراءات الزيارة، والجدول الزمني، والترتيبات اللوجستية، و أخرى.
- إفادة المؤسسة عن مدى كفاية المعلومات والوثائق التي تضمنتها الدراسة الذاتية، وطلب أية معلومات، أو وثائق إضافية.
- التأكيد على توفير الوثائق الداعمة (الأدلة والشواهد) أثناء الزيارة الميدانية.
الجزء الأول: التقييم الذاتى وإجراءات الاعتماد
وللزيارة التنسيقية أهمية خاصة بالنسبة للمؤسسة التعليمية من ناحية وفريق المراجعة الخارجية من ناحية أخرى، فقد يكون لدى المؤسسة التعليمية كثير من المخاوف حول عملية المراجعة الخارجية وكذلك قد يكون لديها بعض المفاهيم الخطأ عن كيفية الاستعداد لهذه الزيارة لذا يمكن أن تقلل الزيارة التنسيقية من حدة
هذه المخاوف، وتؤدى إلى بناء مناخ من الثقة والتعاون مع العاملين في المؤسسة التعليمية، وتوضح كذلك دور المراجعة الخارجية، وآلياتها، وكيف تعد المؤسسة نفسها لهذه الزيارة.
وهناك واجبات و مهام خاصة يجب أن يقوم بها قائد الفريق حتى تتحقق الفائدة المرجوة من الزيارة التنسيقية، ومن أهم تلك المهام:
- عقد مقابلات مع فريق الجودة وممثلو مجتمع المؤسسة، للتعريف بطبيعة عمل الفريق، وأهداف المراجعة الخارجية، والتأكيد على أن عملية المراجعة الخارجية هي عملية محددة الأهداف، تتم في فترة محدودة ولذا:
يصعب ملاحظة جميع الفصول ومقابلة كافة العاملين بالمؤسسة.
قد يولى الفريق عناية خاصة، ويبحث ويتعمق في مجالات/معايير أوضحت دراسة التقييم الذاتي للمؤسسة أن بها بعض التناقض.
قد يولى الفريق عناية خاصة لبعض المعايير التي يرى أن الأداءات المتعلقة بها تميز أداء المؤسسة، أوتسهم في وصولها إلى المستوى المنشود.
- التأكيد على أن مهمة فريق المراجعة تجمع بين التقييم وبين تقديم النصح والإرشاد وأن التعاون الصادق بين المؤسسة والفريق ييسر عمل الفريق ويساعد المؤسسة على الاستفادة من هذه الزيارة .
- طلب توفير بعض الإمكانات البشرية والمادية، والمعلومات والبيانات التي من شأنها تيسير عمل الفريق أثناء الزيارة الميدانية مثل:
تحديد احد أعضاء المؤسسة للقيام بدور المنسق لتيسير عمل فريق المراجعة داخل المؤسسة.
• ويراعى عند اختيار المؤسسة للمنسق أن يكون ممثلا جيدا لها وهذا يستدعى أن تتوافر لديه القدرة على التواصل الفعال وان يكون على وعى كامل بالعمليات والإجراءات التى استخدمتها المؤسسة فى دراسة التقييم الذاتى، فضلا عن إمكانية تفرغه لمصاحبة الفريق أثناء زيارته للمؤسسة دون تدخل – بالطبع - فى عمل فريق المراجعة الخارجية.
توفير الأدوات التى استعانت بها المؤسسة فى دراسة التقييم الذاتى، سواء
أكانت الأدوات المشار إليها فى دليل أدوات جمع البيانات الذى أصدرته الهيئة
أم أيه أدوات أخرى.
تقديم معلومات عن الأنشطة والاحتفالات والمناسبات غير المعتادة مثل إقامة يوم رياضي بالمؤسسة؛ مسابقة أوائل الطلبة.
تجهيز حجرة خاصة للفريق أثناء الزيارة الميدانية لاستخدامها أثناء اجتماعات أعضاء الفريق أو فحص الوثائق.
تحديد الإمكانات والمواد التى يمكن للفريق استخدامها بالمؤسسة أثناء الزيارة.
توفير خريطة للمؤسسة، وجدول الحصص وخطة الإشراف والأنشطة الخاصة بالمؤسسة، وقائمة ببيانات وأسماء العاملين بالمؤسسة، وبياناتهم تشمل وظائفهم وأدوارهم وتعين هذه القائمة الفريق في تحديد الأفراد المستهدفين بالمقابلات الشخصية.
تجميع الوثائق التى تمثل الأدلة و الشواهد الخاصة بكل مجال من مجالات المعايير بشكل منظم فى الحجرة المخصصة لفريق المراجعة أو توفير قائمة بأماكن توافرها.
التأكيد على وجود عينة من المعنيين بالأمر من خارج المؤسسة (أولياء الأمور، أعضاء مجلس الأمناء، أعضاء المجتمع المحلى،....) لإجراء مقابلات معهم ويفضل أن يكون ذلك في اليوم الأول للزيارة الميدانية.
- مناقشة جدول الزيارة الميدانية وتنسيق جدول مبدئي للمقابلات الشخصية لكل من العاملين بالمؤسسة والطلبة والمعنيين بالأمر، واقتراح موعد اللقاء اليومي مع مدير المؤسسة لمناقشة أي صعوبات تواجه الفريق أثناء الزيارة؛ وكذا أي صعوبات قد يسببها الفريق للمؤسسة.
بيومين على الأقل– علما بان عملية المراجعة الخارجية تتم في غضون أسبوعين من هذه الزيارة.
وتهدف الزيارة التنسيقية للمؤسسة بشكل عام إلى:
- التأكيد على ترتيبات الزيارة الميدانية مثل إجراءات الزيارة، والجدول الزمني، والترتيبات اللوجستية، و أخرى.
- إفادة المؤسسة عن مدى كفاية المعلومات والوثائق التي تضمنتها الدراسة الذاتية، وطلب أية معلومات، أو وثائق إضافية.
- التأكيد على توفير الوثائق الداعمة (الأدلة والشواهد) أثناء الزيارة الميدانية.
الجزء الأول: التقييم الذاتى وإجراءات الاعتماد
وللزيارة التنسيقية أهمية خاصة بالنسبة للمؤسسة التعليمية من ناحية وفريق المراجعة الخارجية من ناحية أخرى، فقد يكون لدى المؤسسة التعليمية كثير من المخاوف حول عملية المراجعة الخارجية وكذلك قد يكون لديها بعض المفاهيم الخطأ عن كيفية الاستعداد لهذه الزيارة لذا يمكن أن تقلل الزيارة التنسيقية من حدة
هذه المخاوف، وتؤدى إلى بناء مناخ من الثقة والتعاون مع العاملين في المؤسسة التعليمية، وتوضح كذلك دور المراجعة الخارجية، وآلياتها، وكيف تعد المؤسسة نفسها لهذه الزيارة.
وهناك واجبات و مهام خاصة يجب أن يقوم بها قائد الفريق حتى تتحقق الفائدة المرجوة من الزيارة التنسيقية، ومن أهم تلك المهام:
- عقد مقابلات مع فريق الجودة وممثلو مجتمع المؤسسة، للتعريف بطبيعة عمل الفريق، وأهداف المراجعة الخارجية، والتأكيد على أن عملية المراجعة الخارجية هي عملية محددة الأهداف، تتم في فترة محدودة ولذا:
يصعب ملاحظة جميع الفصول ومقابلة كافة العاملين بالمؤسسة.
قد يولى الفريق عناية خاصة، ويبحث ويتعمق في مجالات/معايير أوضحت دراسة التقييم الذاتي للمؤسسة أن بها بعض التناقض.
قد يولى الفريق عناية خاصة لبعض المعايير التي يرى أن الأداءات المتعلقة بها تميز أداء المؤسسة، أوتسهم في وصولها إلى المستوى المنشود.
- التأكيد على أن مهمة فريق المراجعة تجمع بين التقييم وبين تقديم النصح والإرشاد وأن التعاون الصادق بين المؤسسة والفريق ييسر عمل الفريق ويساعد المؤسسة على الاستفادة من هذه الزيارة .
- طلب توفير بعض الإمكانات البشرية والمادية، والمعلومات والبيانات التي من شأنها تيسير عمل الفريق أثناء الزيارة الميدانية مثل:
تحديد احد أعضاء المؤسسة للقيام بدور المنسق لتيسير عمل فريق المراجعة داخل المؤسسة.
• ويراعى عند اختيار المؤسسة للمنسق أن يكون ممثلا جيدا لها وهذا يستدعى أن تتوافر لديه القدرة على التواصل الفعال وان يكون على وعى كامل بالعمليات والإجراءات التى استخدمتها المؤسسة فى دراسة التقييم الذاتى، فضلا عن إمكانية تفرغه لمصاحبة الفريق أثناء زيارته للمؤسسة دون تدخل – بالطبع - فى عمل فريق المراجعة الخارجية.
توفير الأدوات التى استعانت بها المؤسسة فى دراسة التقييم الذاتى، سواء
أكانت الأدوات المشار إليها فى دليل أدوات جمع البيانات الذى أصدرته الهيئة
أم أيه أدوات أخرى.
تقديم معلومات عن الأنشطة والاحتفالات والمناسبات غير المعتادة مثل إقامة يوم رياضي بالمؤسسة؛ مسابقة أوائل الطلبة.
تجهيز حجرة خاصة للفريق أثناء الزيارة الميدانية لاستخدامها أثناء اجتماعات أعضاء الفريق أو فحص الوثائق.
تحديد الإمكانات والمواد التى يمكن للفريق استخدامها بالمؤسسة أثناء الزيارة.
توفير خريطة للمؤسسة، وجدول الحصص وخطة الإشراف والأنشطة الخاصة بالمؤسسة، وقائمة ببيانات وأسماء العاملين بالمؤسسة، وبياناتهم تشمل وظائفهم وأدوارهم وتعين هذه القائمة الفريق في تحديد الأفراد المستهدفين بالمقابلات الشخصية.
تجميع الوثائق التى تمثل الأدلة و الشواهد الخاصة بكل مجال من مجالات المعايير بشكل منظم فى الحجرة المخصصة لفريق المراجعة أو توفير قائمة بأماكن توافرها.
التأكيد على وجود عينة من المعنيين بالأمر من خارج المؤسسة (أولياء الأمور، أعضاء مجلس الأمناء، أعضاء المجتمع المحلى،....) لإجراء مقابلات معهم ويفضل أن يكون ذلك في اليوم الأول للزيارة الميدانية.
- مناقشة جدول الزيارة الميدانية وتنسيق جدول مبدئي للمقابلات الشخصية لكل من العاملين بالمؤسسة والطلبة والمعنيين بالأمر، واقتراح موعد اللقاء اليومي مع مدير المؤسسة لمناقشة أي صعوبات تواجه الفريق أثناء الزيارة؛ وكذا أي صعوبات قد يسببها الفريق للمؤسسة.
